Con el paso de las semanas, nos hemos ido familiarizando con las medidas que se presupone ayudarán a aportar una mayor seguridad e higiene a nuestros eventos, pero, ¿será viable económicamente aplicarlas?

Si seguimos al pie de la letra la multitud de propuestas de servicios y elementos que por un lado nos recomiendan implantar, y por otro nos ofrecen diferentes proveedores, deberíamos imaginar un escenario parecido al siguiente:

• Aforos reducidos. Contrataremos espacios de reuniones en los que podremos acoger, por lo que todo parece indicar, a un 30% de su aforo habitual.

Entendemos que el coste de la contratación de estos espacios no variará sus tarifas ante la nueva situación (o sí deberían?), por lo que el coste por asistente subirá un 70%.

Si no queremos perder el formato físico y cubrir los diferentes sobrecostes derivados de la «nueva normalidad«, tendremos que recurrir al formato de «Eventos Híbridos«, en los que complementaremos las limitaciones de aforo físico, con la emisión en directo vía streaming de los contenidos a aquellas personas que se hayan inscrito para asistir al evento en su versión online.

Si quieres conocer cómo realizar este tipo de eventos ofreciendo contenidos de calidad y utilizando servicios que lo garantice, no dudes en contactarnos.

• Equipos de protección individual. Aunque podríamos pedir como requisito que cada asistente llevase al menos su mascarilla y gel hidroalcohólico consigo, lo recomendable es que ofrezcamos un kit por asistente que incluya estos elementos más un par de guantes (aprovechemos este soporte para realizar una acción de merchandising), y se los entreguemos en los accesos al recinto, indicando la obligatoriedad de su uso. Además de a los asistentes, este kit se ha de entregar también al staff organizativo. Al personal de los servicios implicados (catering, audiovisuales, azafatas, personal de limpieza y seguridad, etc.), se les pediría que lo incluyan como un complemento a su uniformidad.

• Equipos y medidas de protección comunes.

1. De entrada, tendremos que tomar la temperatura a toda persona que acceda al recinto. Para ello podremos contar con personal de apoyo que, con medidores de temperatura en mano, vayan realizando esta verificación a cada persona, lo que conllevará citar a los asistentes con la suficiente antelación para compensar el retraso que esto ocasionará; o podremos contar con cámaras térmicas que, conectadas a televisores, podrán indicarnos por grupos de personas, si alguna sobrepasa la temperatura máxima considerada como normal. Apliquemos una opción u otra, conllevará un coste extra más que tendremos que tener en cuenta. El uso de catenarias / cintas separadoras será fundamental para canalizar la entrada de asistentes.
2. Podemos contar con complementos adicionales en los accesos como alfombras desinfectantes o arcos nebulizadores e higienizantes. Toda ayuda es bienvenida.
3. Estaciones con soluciones hidroalcohólicas deberán estar distribuidas por espacios comunes, aseos y entradas y salidas de las salas.
4. Indicadores de distancia de seguridad que permitan mantener la distancia mínima de seguridad entre personas, como marcas en el suelo y catenarias / cintas separadoras  en zonas como las de acreditación, secretaría técnica, acceso a salas, exposiciones comerciales, servicios de catering.
5. Exposición de las medidas de seguridad e higiene a adoptar, tanto por asistentes, como por el personal, así como normas de conducta básicas. Esta información deberá mostrarse en soportes accesibles y visuales en espacios comunes. Se recomienda entregar tanto al staff de los diferentes servicios contratados, como al equipo organizativo, un manual de higiene y seguridad básico de forma previa.
6. Los propios venues / sedes, realizarán una limpieza frecuente de superficies manipulables por los asistentes, como pasamanos, manillas / barras de puertas), grifos de los aseos y  mobiliario (mostradores, mesas y sillas).
7. Limpieza y desinfección de algunos elementos del equipo audiovisual como micrófonos (inalámbricos o de sobremesa), pasadiapositivas, ordenadores, tablets, y otros que sean susceptibles de ser utilizados por varias personas durante cada jornada. Se deberá de limpiar en cada cambio de turno de intervención, o, en el caso de no ser posible, contar con equipo adicional.
8. Recordemos que estas medidas no sólo se han de adoptar por parte de los asistentes, sino también por parte del staff organizativo y el personal, incluyendo ponentes y/o artistas. Es por ello que se ha de prestar atención a que se cumplan los protocolos de seguridad e higiene durante las labores de montaje y desmontaje, así como durante el evento en lugares como el backstage o zona de camerinos.

• Readaptación de espacios.

1. Accesos de entrada y salida separados y diferenciados, utilizando como ya hemos comentado elementos informativos.
2. Zona de acreditación – Secretaría técnica. Se evitará en la medida de lo posible el contacto físico, utilizando mamparas de metacrilato por ejemplo, y se colocarán separadores para delimitar los pasillos y recorridos de espera, indicando siempre que se ha de mantener la distancia de seguridad entre personas.
3. Salas de reunión. Tendremos que adaptar el aforo según las distancias mínimas interpersonales estipuladas, lo que mermará claramente su capacidad. Si se trata de espacios diáfanos, colocaremos sillas siguiendo esas indicaciones, y si se trata de espacios ya equipados, dejaremos asientos libres entre personas.
4. Exposición comercial. El espacio de trabajo dentro de los stands, deberá adaptarse para que las reuniones y conversaciones puedan seguir siendo factibles. Se deberá establecer pasillos amplios y evitar puntos de alta confluencia.
5. Zonas de espera o de esparcimiento. Se limitará el mobiliario de descanso, prevaleciendo las distancias mínimas estipuladas y se recomienda, la ayuda de personal auxiliar para recordar a los asistentes que mantengan las distancias de seguridad.
6. Aseos. En zonas como los lavabos, o urinarios verticales en aseos masculinos, se deberá anular aquellos que sean necesarios para mantener la distancia mínima de seguridad.

• Control de flujos de personas. De forma previa, se ha de planificar y señalizar los recorridos de entrada, salida y permanencia, con el objetivo de evitar aglomeraciones o incumplimiento de las distancias mínimas.

• Servicio de catering. Durante los próximos meses no disfrutaremos igual de servicios como un coffee break, almuerzo, cóctel y mucho menos una cena de gala.

La interacción que va unida siempre a estos momentos se verá interrumpida prácticamente en su totalidad, convirtiéndose en algo más distante e individual.

Se recomienda servir la comida en packs cerrados e individuales, o, en caso contrario, deberá ser expuesta tras mamparas.

El modelo tipo buffet desaparecerá durante un tiempo y el servicio en mesa podrá realizarse, siempre que se mantengan las medidas de protección establecidas, además de montar las mesas y sillas con las distancias mínimas de seguridad, lo que implicará la necesidad de contar con más espacio y una distancia interpersonal considerable (menos personas por cada mesa). Las cenas de gala ya no serán lo mismo.

• Registro y control de accesos electrónico. La importancia del registro de asistentes y control de accesos electrónico se tornará fundamental, tanto para evitar contacto físico y manipulación de elementos, como para detectar y controlar posibles casos de infección, e identificar el entorno más cercano con el que se ha estado en contacto.

La implantación de una secretaría técnica digitalizada, además de contar con servicios como auto impresión de acreditaciones, auto check in en los accesos a salas y el pago por contactless de servicios adicionales durante el evento, será primordial.

Es por ello que en Plaza Grande hemos estado trabajando durante las últimas semanas para ofrecer a nuestros clientes estos servicios innovadores integrados en una plataforma que incluye además la creación de la web del evento (o su integración en la web del cliente), el proceso de inscripción (gratuita, de pago o mediante donación) e incluso el acceso a eventos online, entre otros. Ofrecemos asesoramiento sobre la idoneidad de realizar un evento utilizando un formato u otro, analizando costes, impacto y alternativas.

¿HABLAMOS?

Mientras preparábamos este post, hemos conocido un documento de Recomendaciones sobre seguridad e higiene que ha elaborado el Instituto para la Exposición y la Comunicación en Vivo (R.I.F.E.L.), con sede en Berlín, que nos ha parecido simplemente brillante. Esperemos que pronto podamos contar con una guía similar en España. Te invitamos a profundizar en él aquí.