La “Re-evolución” del sector MICE
¿Han venido los eventos online para quedarse?
En poco menos de 30 días, los webinars, que se anunciaban desde hace años como el futuro de los eventos y que serían incluso capaces de sustituir a determinados eventos físicos, han aprovechado el impulso definitivo que necesitaban para pasar de ser utilizados por una minoría de sectores, a extenderse al conjunto de la sociedad.
Los webinars han venido al fin para quedarse, pero no para sustituir a los eventos físicos, sino para formar parte de ellos como una parte más de su programa.
Existirá un determinado tipo de eventos que por sus características puedan convertirse en su totalidad al formato online, como por ejemplo acciones de formación, como ya se venía haciendo en muchas de ellas, pero a nivel general, los webinars pasarán a formar parte del programa de congresos, convenciones, lanzamientos de producto y ferias.
La importancia de las relaciones humanas
El valor más importante de un evento es el contacto físico, las relaciones humanas: saludarnos, darnos un abrazo o dos besos, un apretón de manos, presentarnos, mantener reuniones informales, formar parte del networking, sentir que te escuchan, te atienden, te entienden.
I Meeting Cliente – Fabricante MCSI
Y este valor es el principal hándicap de un evento online, donde nos podemos saludar, mirando a una cámara para conseguir el efecto de que en realidad estamos mirando a los ojos de la persona que habla, pero no es lo mismo… Es más, puede pasar que estemos con la cámara o micrófono desconectados haciendo otras tareas mientras escuchamos, por lo que el mensaje no llega igual, el impacto sobre el asistente no es el mismo.
¡Hola Eventos Híbridos!
Los eventos a partir de ahora, una vez volvamos a cierta normalidad y tener libertad de movimientos, sufrirán una “re-evolución”.
Revolución, porque sin quererlo, veremos normal el interactuar en vivo entre personas offline y personas online. Esto es algo que ya venía pasando en reuniones de ciertos sectores, pero en muchos otros era algo muy lejano.
Por norma general, se prefería incrementar la cuenta de gastos del evento costeando viajes, alojamientos y dietas de personas que intervenían en el programa, en muchas ocasiones, durante tan sólo una hora. Esto además, limitaba muchas veces la disponibilidad de los especialistas, ya que implicaba necesariamente pérdida de tiempo debido a tener que realizar grandes desplazamientos, pasar noches fuera de casa o tener que desconectar de la oficina durante muchas horas, lo que dificultaba además la tarea de la organización a la hora de componer un programa.
Ahora, no nos cuesta mucho imaginar cómo en una próxima reunión o presentación podamos compartir contenidos, reflexiones e interacciones entre las personas que estamos participando físicamente en un evento, con personas que estén al otro lado de la pantalla.
Y esto será posible gracias a nuevas plataformas de desarrollo que nos lo permitan e integren diferentes funcionalidades en tiempo real.
Evolución, porque innegablemente los organizadores de eventos tendremos que trabajar codo con codo junto con nuestros clientes en el desarrollo del programa y definición de los contenidos, así como en el planteamiento de servicios y selección de proveedores especializados que vamos a necesitar ya que estos cambios necesitarán de una planificación diferente para que surtan efecto. Aquí entran en juego factores como:
- La adaptación de los contenidos de las presentaciones. Tendrán que ser más breves, concisas e impactantes, para mantener al asistente conectado. Primará la calidad sobre la cantidad, programas cortos sobre programas extensos.
- Gamificación. Si interactuamos con asistentes online, tendremos que incluir en la propuesta de contenidos acciones que atraigan su atención y promuevan su interacción: comunicación en vivo vía chat o redes sociales de forma bidireccional, realización de debates, encuestas, turno de ruegos y preguntas, juego de preguntas relacionados con los contenidos, etc.
Gamificación en eventos – Kahoot.
- Equipamiento tecnológico que nos asegure una conexión accesible, segura, rápida y estable a internet. Hasta hace semanas, acudíamos a reuniones en las que en muchas ocasiones, terminábamos recurriendo a nuestra línea de datos 4G porque el wifi del lugar en el que tenía lugar el evento no iba todo lo rápido que debiera, o fallaba al conectarnos, o no era estable, o nos pedía que cediéramos nuestros datos, incluso, lo que es peor, nos cobraban a los organizadores un extra por usarlo y ponerlo a disposición de los asistentes. Esto a partir de ahora será cosa del pasado.
Además de la tecnología que nos permita tener una mejor conexión, necesitaremos de tecnología que nos permita comunicarnos mejor, por lo que será fundamental contar con un equipo de realización y edición en vivo, así como de un software que integre tanto el streaming, como la interacción de los asistentes, lo que implica contar con proveedores audiovisuales de garantías.
- Seguridad e higiene. Sin duda alguna, las consecuencias de la crisis del Coronavirus, provocará que adoptemos nuevas pautas a la hora de plantear la organización de cualquier evento, que garanticen unas mínimas condiciones de seguridad e higiene. Te recomendamos leer el post que hemos publicado específicamente sobre las medidas de seguridad e higiene post-covid.
Una vez que los eventos puedan volver a realizarse, los asistentes elegirán bien a qué evento acudir, por lo que el conjunto de estos factores mencionados podrán hacer balancear hacia un lado o hacia otro su decisión.
En Plaza Grande llevamos semanas trabajando en el desarrollo de nuevos procedimientos y servicios para ofrecer a nuestros clientes la tranquilidad y garantía de contar con herramientas innovadoras y necesarias para llevar a cabo sus próximos eventos, ya sean públicos, corporativos o congresos, de forma online o híbrida.
¿Hablamos?